Vijf tips om een mislukt IT-project te voorkomen

Mannelijke advocaat met bril, donkere kleding, oranje achtergrond. LAWFOX Door Wouter Dammers | Aansprakelijkheidsrecht | 12 december 2016 | 3 min. leestijd

In het kader van de oplevering van IT-projecten kunnen zich diverse risico’s voordoen. Als afnemer wil je de kans op de verwezenlijking van deze risico’s (en een mislukt IT-project) zoveel mogelijk verkleinen. Wanneer de risico’s zich toch voordoen dan wil je de gevolgen daarvan beperken. In deze blogserie geef ik steeds vijf tips om de risico’s te adresseren.

In deze eerste blog besteed ik aandacht aan een van de meest voorkomende valkuilen in IT-projecten: Het komt geregeld voor dat een (systeem-)implementatie niet op tijd of niet binnen budget wordt gerealiseerd. Deze risico’s en de gevolgen daarvan kunnen worden beperkt door inachtneming van de volgende vijf tips.

Tip 1. Vaste prijzen, fatale termijnen, vaste omvang

De risico’s en impact kunnen worden beperkt door de (licentie-, implementatie-, onderhouds-) overeenkomsten aan te gaan tegen een vaste prijs (“fixed price”) en met een vaste opleverdatum (“fatale termijn”). Daarbij moet duidelijk worden omschreven wat wel en niet is inbegrepen (“scope”). Wordt er niet tijdig opgeleverd, dan wil je als afnemer de mogelijkheid hebben om kosteloos te beëindigen. Ook wil je de leverancier verplichten om de geleden schade te vergoeden.

Tip 2. Deelbetalingen

Een andere mogelijkheid is om de implementatievergoeding in delen betaalbaar te maken, waarbij de laatste deelbetaling afhankelijk wordt gesteld van een succesvolle oplevering.

mislukt IT-project

Tip 3. Escape

Daarnaast is het verstandig om een escape mogelijkheid achter de hand te hebben, indien het systeem niet op tijd klaar is. Zo kan bijvoorbeeld aan de bestaande leverancier worden gevraagd om het oude systeem nog wat langer in de lucht te houden en te ondersteunen, mocht dit nodig zijn.

Tip 4. Beperkt maatwerk

Het risico op te late oplevering kan zoveel mogelijk worden beperkt door zoveel mogelijk voor standaardsoftware te kiezen – en maatwerksoftware te beperken tot wanneer dat echt nodig is. Het is daarbij van belang om duidelijk overeen te komen welke (maatwerk)functionaliteit opgeleverd moet worden en aan welke eisen en wensen die functionaliteit moet voldoen.

Tip 5. Wijzigingsprocedure

Ten slotte is het aan te raden om een wijzigingsprocedure af te spreken, waardoor wijzigingen vooraf moeten worden goedgekeurd (inclusief de gevolgen voor budget en tijd). Een monitoringsprocedure kan baat bieden om de voortgang van de implementatie / oplevering in de gaten te houden.