Wij merken dat partijen in de zakelijke dienstverlening vaak conflicten ervaren, waarbij ze niet goed weten hoe ze dit conflict moeten aanpakken. De gang naar de rechter kan de onderlinge relatie onnodig beschadigen, of kan qua kosten flink uit de klauwen lopen. Soms zijn partijen ook aan elkaar verbonden, of is de medewerking van de ander vereist om tot een goede oplossing van het probleem te komen.
Inhoudsopgave
Wat veel partijen nog niet weten, is dat zakelijke bemiddeling, zoals mediation, dan een goede oplossing kan bieden.
Mediation is een vorm van bemiddeling in conflicten, waarbij een neutrale bemiddelingsdeskundige de communicatie en de onderhandelingen tussen de deelnemers aan de mediation begeleidt. Daardoor kunnen de deelnemers vanuit hun werkelijke belangen tot gezamenlijk gedragen, en voor ieder van hen optimale resultaten komen.
De deelnemers gaan daarbij op zoek naar gemeenschappelijke belangen. Vaak realiseren ze zich gedurende de mediation dat elkaars belangen vaak minder tegenstrijdig zijn, dan ze op het eerste oog lijken.
Zo zien wij geregeld in ICT-conflicten dat partijen vaak afhankelijk van elkaar zijn. In een leveranciersrelatie is een groot deel van de problemen terug te leiden tot verwachtingsmanagement. De klant had een bepaalde verwachting bij wat er hij aangeboden heeft gekregen en wat er geleverd moest worden. De ICT-leverancier had bepaalde verwachtingen bij wat de klant zou faciliteren om dit mogelijk te maken. Of het nu gaat om specificatieproblemen of medewerkingskwesties, of het nu gaat om niet-tijdige, niet-deugdelijke of te dure ICT-projecten: vaak kunnen partijen niet zonder elkaar.
De klant kan niet zonder de leverancier, en de leverancier kan niet zonder de klant. De klant kan voor zijn gehele bedrijfsvoering afhankelijk zijn van de leverancier, en een overstap naar een derde is vaak niet zomaar mogelijk zonder medewerking van die leverancier, althans niet zonder er met kleerscheuren af te komen. De leverancier kan vaak alleen goed functioneren als hij het bedrijf en de bedrijfsprocessen van de klant goed kent – en heeft daarvoor de medewerking van de klant nodig. Het verbreken van de samenwerking zou bovendien tot flinke kosten kunnen leiden – een kapitaalvernietiging die beide partijen vaak liever niet zien gebeuren.
Ook in andere samenwerkingsverbanden zijn partijen geregeld zo nauw in elkaar vervlochten, dat een verbetering van de onderlinge organisatie de voorkeur heeft boven een verdere escalatie dat enkel zorgt voor kapitaalvernietiging.
Bovendien weten partijen ook vaak dat een gang naar de rechter hen niet zal helpen. Niet alleen is de kennis van ICT niet altijd aanwezig bij rechters, waardoor je met extra tijd, geld en moeite geconfronteerd kan worden (zoals voor deskundigenrapporten en getuigenverhoren), maar ook is de oplossing dan vaak beperkt tot een mogelijke toewijzing van een vordering of verzoek. Ook in het geval van arbitrage geef je de mogelijke oplossing van je conflict uit handen aan een derde. Creatieve, pragmatische en efficiënte oplossingen kan je beter zelf onderzoeken. Ten slotte hebben partijen vaak ook de tijd niet om een jarenlange bodemprocedure (om nog maar te zwijgen van hoger beroep) af te wachten. De concurrentie zit immers ook niet stil.
Een mediator kan dan de rol van bemiddelingsdeskundige op zich nemen. Een mediator doet geen uitspraak over de kwestie, hij of zij faciliteert slechts de communicatie. Partijen zijn soms tot op het bot verdeeld, en het conflict is vaak dermate ver geëscaleerd dat een normaal gesprek vaak niet aan de orde is. De ander wordt vaak als dom of gemeen gezien. Het probleem ligt aan de ander. Door middel van bemiddeling zorgt de mediator ervoor dat partijen juist met elkaar praten.
Dat gesprek is vaak in het begin even zuur, maar werpt daarna vaak wel zijn vruchten af, doordat een onafhankelijke bemiddelaar – die geen belang heeft bij het conflict, of de oplossing daarvan – partijen van elkaars werkelijke belangen laat doordringen. Partijen worden daardoor gefaciliteerd om het conflict zelf op te lossen.
Een oplossing die de relatie tussen partijen verbetert is dan vaak de gewezen weg.
De ervaring leert dat business mediation vrijwel altijd leidt tot een win-winoplossing. De deelnemers hebben namelijk zelf de oplossing in de hand, in tegenstelling tot uitspraken van rechters of arbiters waarbij ze zijn overgeleverd aan het oordeel van die derde. Een mediator doet dus geen uitspraak van bovenaf, maar staat tussen de deelnemers in en zorgt er juist voor dat ze weer met elkaar praten – iets dat ook bij rechtspraak of arbitrage niet echt gebeurt.
Mediation richt zich dus ook niet op de vraag welke partij schuldig is aan het probleem. Mediation richt zich op het vinden van een gezamenlijke oplossing die beide deelnemers kunnen dragen. Niet het verleden, maar de toekomst is van belang. Welke belangen zijn er verbonden aan het vinden van een oplossing, en aan welke criteria zou zo’n oplossing moeten voldoen? Dat is aan de deelnemers om uit te vinden.
De deelnemers aan een zakelijke bemiddeling zijn zelf de eigenaar van hun probleem. Ze zijn zelf verantwoordelijk voor het vinden van de oplossing. Ze houden zelf de controle over het conflict. Partijen zijn vrij om een kwestie voor mediation voor te leggen, en zijn ook vrij in het gezamenlijk vinden van praktische, efficiënte en soms zelfs creatieve oplossingen. En werkt een mediation niet, dan zijn ze ook vrij om er zelf weer uit te stappen en bijvoorbeeld alsnog voor de gang naar de rechter of arbitrage te kiezen.
Een ander belangrijk voordeel aan mediation is vertrouwelijkheid. Waar rechtspraak openbaar is, en kan leiden tot een publiekelijk vonnis of negatieve media-aandacht, is mediation vertrouwelijk. Alles wat tijdens een mediation met elkaar wordt gedeeld is geheim. Dat zorgt er niet alleen voor dat bedrijfsgeheimen niet op straat komen te liggen, maar ook dat partijen niet de kaarten op de borst hoeven te houden maar hun échte belangen op tafel kunnen leggen.
Mediation is snel, vertrouwelijk, goedkoper en biedt ruimte voor een eigen creatieve oplossing van het geschil.
Een zakelijke bemiddeling vangt aan met een openingsfase. De deelnemers zullen een mediationovereenkomst met elkaar, en met de mediator, sluiten. Daarin spreken ze af dat de mediator onafhankelijk is, dat deelnemers gelijkwaardig zijn, dat de mediation vertrouwelijk is, en dat de mediation is gebaseerd op vrijwilligheid.
De mediator zal daarop aan de deelnemers de gelegenheid geven om uit te leggen hoe het conflict volgens hen is ontstaan, hoe ze daar nu tegenaan kijken, en wat er voor hen nodig is om het conflict op te lossen.
De mediator zal daarbij de communicatie van de deelnemers begeleiden. De mediator luistert, vat samen en vraagt door. De mediator reflecteert en controleert. Dit alles met het doel dat iedereen zijn emoties kwijt kan, opdat vanuit de daaronderliggende belangen een begin kan worden gemaakt met deëscalatie van het conflict.
Daarop zal de bemiddelaar de belangen en behoeftes van beide deelnemers in kaart brengen. Daaruit zullen gezamenlijke belangen en individuele belangen volgen. Sommige belangen zijn verenigbaar, andere zijn tegenstrijdig. Complexe vraagstukken kunnen worden opgeknipt in delen, zodat er een duidelijke en allesomvattende onderhandeling kan plaatsvinden.
Doordat deelnemers inzicht krijgen in elkaars posities, stijgt vaak ook het commitment van de deelnemers om samen tot een oplossing te komen. Met behulp van de mediator kunnen verschillende oplossingsmogelijkheden worden bedacht om een win-winsituatie te creëeren. De mediator geeft hiervoor leiding aan brainstormsessies, kan de deelnemers huiswerk meegeven, en kan de onderhandeling faciliteren. Ook kan het nodig zijn dat een deskundig advies van een derde moet worden ingewonnen.
Merkt de mediator dat overleg met één van de partijen nodig is, dan kan dit leiden tot een ‘caucus’. Deze gescheiden zittingen zullen evenredig over partijen worden gehouden – dus als één partij een caucus krijgt, dan de ander ook. Soms kan een caucus de sleutel zijn om tot goede resultaten te komen.
Ligt de totale oplossing voor het conflict op tafel, dan volgt de afsluitingsfase. De deelnemers kunnen dan de bereikte schikking afspreken in een bindenden vaststellingsovereenkomst. Die overeenkomst wordt door beide deelnemers ondertekend. Leidt de mediation onverhoopt niet tot een (volledige) oplossing, dan kan het (deel-)conflict (alsnog) aan een oordeel van een derde worden voorgelegd – zoals een rechter, een arbiter of een bindend adviseur.
De ervaring leert dat deelnemers vaak binnen 1 of 2 sessies van 1 tot 2 dagdelen tot een eigen oplossing van het conflict komen.
Een mediation bij een mediationinstituut kost niet alleen een honorarium voor de mediator, maar vaak ook administratiekosten voor het aanhangig maken van de mediationzaak. Die kosten zijn vaak afhankelijk van het financiële belang van de zaak en kunnen al gauw in een paar duizend euro bedragen. Het honorarium van de mediator wordt bij deze instituten op uurbasis berekend en wordt ook vaak afhankelijk gesteld van het financiële belang van de zaak (tot soms wel EUR 350,- per uur).
Bij LAWFOX hanteren we veel transparantere tarieven. Slechts het honorarium van de mediator wordt in rekening gebracht. Dit betreft EUR 270,- ex btw per uur. Uitgaande van een sessie van een hele dag (8 uur) en 2 uur voorbereiding bedragen de kosten dan dus EUR 2.700,- ex btw. Je kunt je voorstellen dat dit vele malen goedkoper is dan een langdurige, complexe rechtszaak die soms wel tienduizenden euro’s kan kosten.
De kosten van de mediation worden in de regel door de opdrachtgever gedragen, of door deelnemers samen gedeeld – tenzij ze iets anders afspreken.
De door de mediator naar verwachting te besteden tijd wordt als voorschot in rekening gebracht. Alleen de werkelijk bestede tijd wordt doorbelast. Als er een saldo over is, dan wordt dit teruggestort aan partijen conform de vaststellingsovereenkomst.
Kosten van de eigen advocaat of andere partijbegeleider worden door ieder van de betrokken partijen zelf gedragen, tenzij ze daarover iets anders afspreken.
Wouter Dammers van LAWFOX is niet alleen een deskundige ICT-advocaat, met de nodige succesvolle ervaring als partijbegeleider in ICT-mediations, maar is óók opgeleid als zakelijk mediator. Door zijn jarenlange ervaring in het ICTrecht is Wouter in staat om complexe problemen te overzien, te analyseren en te structureren. Conflictmanagement met betrekking tot ICT, intellectuele eigendom, cybersecurity of privacy betreft zijn specialisme. Zijn bemiddeling laat de deelnemers aan de mediation tot de kern van de ervaren problemen doordringen. Als mediator bemiddelt hij in onderhandelingen onafhankelijk, onpartijdig en zonder oordeel. De deelnemers zijn de gezamenlijke opdrachtgevers voor de mediation. Samen met hen onderzoekt Wouter of ze samen een beter resultaat kunnen bereiken dan in onbegeleide onderhandelingen of door middel van confrontatie bij de rechter.
9.4 / 10 87 reviews