Door Wouter Dammers | ICTrecht | 14 juni 2022 | 6 min. leestijd
Deze blog is een achtste, en laatste vervolg op de blog Zorgplicht van IT-leveranciers ingevuld door IT-branchenormen. Deze blog geeft een overzicht van de leidende principes afkomstig van PRINCE2: een methode voor projectmanagement binnen een organisatie. Deze leidende principes kunnen onder omstandigheden een rol spelen bij een conflict tussen een IT-leverancier en zijn klant. Het gaat hierbij vooral over wat de klant van de IT-leverancier verwacht mocht worden in de uitvoering van zijn opdracht, gelet op de zorgplicht die op een IT-leverancier rust. Wil je erachter komen hoe dit precies in elkaar steekt en welke andere standaarden mogelijkerwijs een rol spelen bij geschillen omtrent IT-contracten? Lees het in deze blog.
PRINCE2: en methode voor projectmanagement binnen een organisatie
PRINCE2 is een toonaangevende standaard op het gebied van projectmanagement. Het geeft een gestructureerde methode voor een effectieve projectmanagement. De aanpak bestaat uit 7 principes, 7 thema’s en 7 processen, waarbij ieder proces een hoofdzakelijke input en output, samen met de specifieke doelen en activiteiten.
7 Principes
- Continued Business justification
Een project moet zakelijk gezien zinvol zijn. Dit betekent dat er een duidelijk rendement op de investering moet zijn en dat de inzet van tijd en middelen kan worden gerechtvaardigd.
- Learn from experience
Project teams moeten lessen die zij hebben geleerd uit eerder projecten in acht nemen. Deze worden in een logboek bijgehouden.
- Defines Roles & Responsibilities
Iedereen die betrokken is bij het project zou op de hoogte moeten zijn van de werkzaamheden van andere. Hier valt onder meer onder te weten wie bevoegd is beslissingen te nemen.
- Manage by Stages
Moeilijke opdrachten kunnen het beste opgedeeld worden in beter behapbare stukken of management fases.
- Manage by Exception
Voor een goed lopend project is het regelmatig ingrijpen door managers niet vereist. De Project Board dient alleen benaderd bij een (mogelijk) probleem.
- Focus on Products
Voor aanvang van een project is het van belang te weten wat er van het eindproduct wordt verwacht. De eisen die aan het eindproduct worden gesteld bepalen immers de workload.
- Tailor to the Environment
Prince2 kan worden aangepast aan de behoeftes van een bepaald project. Een project heeft ook meer kans van slagen indien Prince2 aan een project wordt aangepast, dan dat het dogmatisch wordt toegepast.
7 Thema’s
- Business Case
Dit thema is gerelateerd aan het ‘continued business justification’ principe. Het geeft inzicht wat betreft de haalbaarheid en waarde van een bepaald project.
- Organisation
Dit thema is gerelateerd aan het ‘roles and responsibilities’ principe. Het verlangt van de projectmanagers om de rol en verantwoordelijkheden goed vast te leggen.
- Quality
Dit thema is gerelateerd aan het ‘focus on products’ principe. Het concept kwaliteit kan wat abstract zijn. Het is dus van belang om het begrip kwaliteit te definiëren om het project in goede banen te lijsten.
- Plans
Een plan beschrijft hoe target worden gehaald. Het focust daarbij op de producten, tijdlijn, kosten, kwaliteiten en voordelen.
- Risk
Het doel van dit thema is onzekere gebeurtenissen herkennen, beoordelen en onder controle krijgen. Deze gebeurtenissen worden vastgelegd in een risk-logboek. Negatieve risico’s worden beschreven als ‘threats’ en positieve risico’s als ‘opportunities’.
- Change
Dit thema betreft het omgaan met wijzigingsverzoeken en andere problemen die tijdens het project ontstaan. Het idee is daarbij niet om veranderingen te weren, maar ervoor te zorgen dat er overeenstemming bestaat over verandering voor ze worden uitgevoerd.
- Progress
Voortgang gaat over het tracken van een project. Dit stelt de project managers in staat de uitvoering van het plan te checken en te controleren. Als je dit niet zou doen zou het project kunnen ontsporen, en je bent dan niet goed op de hoogte wat gaande is.
7 Processen
- Starting Up a Project (SU)
- Maak een ‘project mandate’ waarin de logische vragen over the project beantwoord worden. Het legt uit wat het doel van het project is, wie het project uitvoert en hoe het uitgevoerd moet worden.
- Een ‘project brief’ wordt opgesteld aan de van het ‘project mandate’, lessenlogboek en discussies met de betrokkene en van het project.
- Er wordt een team aangewezen die met de ‘project brief’ het volgende project kunnen aanvangen.
- Initiating a Project (IP)
Dit proces betreft een inventarisatie van wat er gedaan moet worden om het project af te ronden. De projectmanager onderstreept hoe de volgende performance targets worden ingevuld:
- Tijd
- Kosten
- Kwaliteit
- Reikwijdte
- Voordelen
- Risico
- Directing a Project (DP)
Dit is een aanhoudend proces dat loopt van het begin tot het einde van het project. Het project board houdt zich bezig met de volgende activiteiten:
- Het aanvangen van het project
- Het bepalen van de grenzen van het project
- Het geven van ad hoc leiding / begeleiding
- Het afronden van het project
- Controlling a Stage (CS)
Projectmanagers geven toestemming voor work packages. Dit zijn kleine, behapbare activiteiten van het project. Deze work packages worden toegewezen aan teams en hun managers. In dit proces voert de projectmanager de volgende activiteiten uit:
- Het toezicht houden op en rapporteren over voortgang van een work package
- Het ingrijpen om problemen te verhelpen.
In dit proces voert de teammanager de volgende activiteiten uit:
- Het coördineren van dagelijkse werkzaamheden
- Het communiceren tussen teamleden en de projectmanager
- Managing Product Delivery (MP)
In dit proces wordt geregeld hoe de communicatie tussen de teammanager en de projectmanager dient te verlopen. In dit proces worden de volgende activiteiten uitgevoerd:
- Het accepteren van een work package
- Het uitvoeren van een work package
- Het aanleveren van een work package
- Managing Stage Boundaries (SB)
De projectmanagers en het bestuur beoordelen elke fase. Het bestuur beslist of het project wordt voortgezet. Er wordt vergaderd tussen de projectmanager en het team om de opgedane lessen voor de volgende fase vast te leggen. In dit proces worden de volgende activiteiten uitgevoerd:
- Het voorbereiden van een nieuwe fase
- Het updaten van het project plan
- Het updaten van the business case
- Het rapporteren van einde van de fase of het maken van een uitzonderings plan.
- Closing a Project (CP)
- Het project stil leggen.
- Het identificeren van vervolgacties
- Het voorbereiden van benefits en projectevaluatie reviews
- Het vrijmaken van ongebruikte reserves
- Het product aan de klant overhandigen
Conclusie
Als een klant tegen problemen aanloopt met zijn IT-leverancier, is het van belang dat vast komt te staan welke verwachting de klant mocht hebben van de IT-leverancier in de uitvoering van zijn werkzaamheden. Het is daarbij raadzaam dat op voorhand de wensen en verwachtingen van de klant in kaart worden gebracht, zodat de IT-leverancier een inschatting kan maken of hij aan die wensen kan voldoen. Vervolgens is het van belang dat een deugdelijk IT-contract wordt opgesteld, waarin niet uitsluitend een inspanningsverplichting wordt opgenomen. Echter, een klant staat niet zomaar met lege handen als een contract op dat punt geen duidelijkheid verschaft. In die situatie kan namelijk bekeken worden of de IT-leverancier aan zijn zorgplicht voldaan, door te handelen volgens de professionele standaard. Gaat het daarbij om projectmanagement? Dan kan PRINCE2 een grote rol spelen.
IT-advocaat?
Heeft u hulp nodig bij het opstellen van een IT-contract? Of bent u benieuwd hoe deze normen wellicht voor u behulpzaam kunnen zijn? Bel of mail vrijblijvend met Lawfox: info@lawfox.nl; 013 207 7 107.
