Door Lawfox | Mediation | 23 september 2022 | 5 min. leestijd
Veel conflicten vinden hun oorsprong in (mis)communicatie. De communicatie tussen partijen kan daardoor tot een dieptepunt dalen, waardoor men soms zelfs bereid is te “vechten” voor het eigen gelijk. Toch zijn er tal van situaties denkbaar waarin een conflict zich niet leent voor een juridisch gevecht. Denk bijvoorbeeld aan partijen die belang hechten aan (behoud van) een (toekomstige) relatie, een snelle oplossing zoeken, geen openbaarheid van het conflict wensen, niet vast willen komen te zitten in een juridisch keurslijf, geen financiële middelen bezitten, en ga zo maar door.
In dit blog wordt specifiek ingegaan op de inzet van conflictbemiddeling: mediation. Als beide partijen (om welke reden ook) welwillend zijn om aan de (onderhandelings)tafel te blijven zitten, dan kan met behulp van mediation een constructief overleg tussen hen gefaciliteerd worden. De inzet van mediation kan zeer heilzaam en succesvol zijn, hetgeen tevens blijkt uit het hoge succespercentage.
Alternatieve geschilbeslechting door bemiddeling
Mediation is een alternatieve vorm van geschilbeslechting. Bij deze vorm van conflictbemiddeling schept een neutrale en onafhankelijke bemiddelingsdeskundige, de mediator, nieuwe openheid voor gesprekken en onderhandelingen. De mediator begeleidt het proces tussen deelnemers en helpt alle zorgen, wensen en verwachtingen op tafel te krijgen, met de juiste aandacht voor emoties. In mediation wordt gewerkt aan herstel van de verstoorde communicatie, maar ook aan interactiepatronen tussen partijen. Er wordt aangestuurd op openheid en wederzijds begrip, om zo de strijdende partijen zelf tot een gezamenlijk gedragen besluitvorming te laten komen.
Een goede mediator heeft vooral mensenkennis, kennis van werkprocessen en conflict ontwikkeling. Ook bezit de mediator communicatievaardigheden en onderhandelingskwaliteiten. Een mediator faciliteert een open klimaat voor besprekingen en laat partijen toewerken naar constructieve oplossingen. Hierdoor kan de communicatie worden hersteld en het conflict gede-escaleerd worden.
De pijlers van mediation
Mediation is gebaseerd op vrijwilligheid, vertrouwelijkheid en zelfbeschikking. Voorafgaand aan de mediation worden deze zaken vastgelegd in de mediationovereenkomst. Deelname aan mediation vindt alleen op vrijwillige basis plaats. Vrijwilligheid houdt ook in dat de deelnemende partijen (en de mediator) vrij zijn om het proces af te breken als één van hen de mediation niet langer zinvol acht. Vrijwillig betekent echter niet vrijblijvend. Zolang de mediation duurt, wordt volledige inzet van de deelnemers verwacht. Dit bepaalt immers de kwaliteit van de uitkomst.
De deelnemende partijen, dus ook de mediator, komen overeen dat al hetgeen in het kader van de mediation wordt gedeeld vertrouwelijk is en blijft. Partijen kunnen alleen met elkaars instemming uitzonderingen op deze geheimhoudingsplicht maken. De vertrouwelijkheid is gebaseerd op een openhartige gedachtewisseling, waarin alle voorstellen, ideeën en afspraken met elkaar onderzocht kunnen worden. Partijen blijven ongebonden tot het moment dat deze schriftelijk in een slotdocument worden vastgelegd. Eindigt de mediation voortijdig, dan kan het geschil alsnog worden voorgelegd aan de rechter, maar blijft de geheimhouding met betrekking tot alles wat tijdens de mediation naar voren is gekomen, bestaan.
Partijen blijven eigenaar van hun probleem en zijn zelf verantwoordelijk voor het vinden van een oplossing. Zo houdt men controle over de inhoud van het geschil en het proces. Voor de oplossingen kan en mag out of the box gedacht worden, zodat creatieve en gezamenlijk gedragen oplossingen voor specifieke situaties mogelijk worden. Uiteraard binnen de grenzen van wat rechtens geoorloofd en juridisch haalbaar en houdbaar is. De oplossing moet voor alle partijen aanvaardbaar en constructief zijn.
De voordelen van mediation
Mediation is informeler en vaak minder ingrijpend dan geschilbeslechting via de rechter of arbitrage. Formele procedures beperken zich tot de inhoud van het conflict, waardoor de relatie tussen partijen te kort kan worden gedaan en uitspraken over het algemeen weinig creatief zijn. Mediation richt zich daarentegen niet op de vraag welke partij schuldig is aan het conflict, maar op het vinden van een gezamenlijk gedragen oplossing. Bij formele procedures geven partijen (de controle over) hun conflict uit handen, terwijl men bij mediation de regie behoudt. Een mediator doet immers geen uitspraak, zoals een rechter, arbiter of bindend adviseur, maar heeft een faciliterende en begeleidende rol. Bij mediation streeft men naar een win-winsituatie, waar juridische procedures in de regel vaak leiden tot winnaars en (of alleen maar) verliezers. Daarnaast neemt het mediationproces aanzienlijk minder tijd in beslag en zijn de kosten meer beheersbaar.
De gewaarborgde vertrouwelijkheid tussen partijen heeft ook een groot voordeel ten opzichte van formele procedures. Bij mediation geldt zoals gezegd een geheimhoudingsplicht voor alle deelnemers, waardoor de inhoud van de gesprekken binnenskamers blijft. Er is geen publieke tribune, openbare uitspraak of mogelijkheid de publiciteit op te zoeken.
I(C)T-mediation
Hoewel mediation kan worden toegepast op elk type conflict en op diverse terreinen wordt toegepast, verdient mediation voor I(C)T-conflicten extra aandacht. Binnen de I(C)T-sector is doorgaans sprake van langdurige en complexe relaties. Zo wordt er veelal nauw samengewerkt aan ingewikkelde projecten, waarbij niemand gebaat is die samenwerking te verbreken op straffe van (kapitale) schadelijke effecten. Als partijen hun conflict willen oplossen zonder de onderlinge relatie onnodig te beschadigen en zonder vast komen te zitten in een juridisch keurslijf, kan mediation een beter en duurzamer alternatief bieden dan een juridisch proces. Naast oog voor de inhoud van de zaak, kan rekening worden gehouden met het behouden van een (goede) relatie tussen partijen.
In I(C)T-conflicten is het essentieel dat de bemiddelaar de I(C)T-taal van partijen verstaat. Het is immers technisch, veel en breed. Gedegen (achtergrond)kennis en affiniteit zijn dan ook een pré om de mediation optimaal voor te kunnen zitten en succesvol uit te voeren. Bij Lawfox Advocaten werken I(C)T gespecialiseerde juristen, die door jarenlange ervaring in hun vakgebied in staat zijn het probleem te overzien, te structureren en tot de kern door te dringen. Wouter Dammers is naast advocaat ook mediator en kan partijen desgevraagd begeleiden in een dergelijk proces. Onze advocaten kunnen daarnaast als raadslid voor een partij optreden. Wilt u advies of vrijblijvend kennismaken, neem dan gerust contact op met ons kantoor.
Lees ook de blog van collega Wouter Dammers over ‘Arbitrage, mediation of rechter voor IT-conflicten?‘
